Also ich soll das ganze aufräumen, weil wir immer wieder mal Bilder suchen für Werbemassnahmen und dann immer ein oder zwei Stunden drauf gehen die richtigen Bilder zu finden. Jeder weiß das ein solches Bild gemacht wurde nur wo es gespeichert ist weiß kein Mensch.
hmm, und wenn die bilder sagen wir nach datum sortiert sind, dann weiss der suchende genau "ah, das rote bild von der dampfenden kaffeetasse mit dem transparenten verlauf und dem schwarzen text, das haben wir am 23.4.2005 gemacht!"?
ganz ehrlich, das klingt eher wie ein problem, dass man zuerst mit dem kopf und nicht blind mit irgendwelcher computertechnik lösen sollte. ich stell mir jetzt einfach mal vor, wie das aussehen könnte und tue dann so als ob. damit liege ich möglicherweise recht weit daneben (treffe also deine realen bedingungen nicht), aber es geht um's prinzip:
[list]vielleicht ist es sinnvoll, den jetzigen datenbestand als archiv zu behalten, und DANEBEN eine
geordnete sammlung aufzubauen?
die nutzdaten werden dabei nach und nach (und eben nach praktisch relevanten kriterien) in die neue struktur überführt. so soll eine sammlung entstehen, die kaum overhead hat, und insofern leichter zu bedienen und zu durchsuchen ist.
dabei sollte die neue sammlung "work-in-progess" bleiben. ein laufwerk, auf das die halbe firma lesend und schreibend zugriff nimmt ist quasi die definition von dynamisch ..
nach welchen kriterien k;nnte man die neue sammlung ordnen?
- gibt es motiv-klassen (produkt_A, _B, _C, ...)?
- oder nach photograph bzw. erstellendem grafiker?
- nach funktion (logos, fotos, hintergründe, trenner, ...)?
- nach mitarbeiter (dateien_müller, dateien_schmitz, ...)?
- nach datum?
[list]für sowas ist eine datenbank-basierte bildverwaltung schon praktisch, wie das bereits erwähnte f-spot. da könntest du nämlich den bestand
nach mehreren ebenen indizieren, in dem je datei mehrere tags vergeben werden (zB "logo, 2003, grün, ...")[/list]
also brauchst du:
- ein nachvollziehbares system zur ordnung der daten in einer einfachen ordnerstruktur
(oder: als datenbank, mit multiplen tags: mehr arbeit, flexibler, komplizierter)
- einen definierten zuständigen (sozusagen einen bibliothekar), der das system pflegt, neue files einfügt, im archiv nach noch nicht einsortierten dateien sucht usw.
- minimale rechte für die kollegen in der neuen ordnung. zB schreibrechte nur in einem ordner ("new_files"). neue dateien dürfen von MA nur dort abgelegt werden. der archivar/bibliothekar sortiert diese dann ein (zB 1x/woche).
- eine verständliche und kurze bedienungsanleitung des neuen systems für alle, auf allen verfügbaren kommunikationskanälen.
...
das system ist dynamisch.
nur weil es auf einem computer ist, hat es noch keine selbstorganisatorischen fähigkeiten. es ist halt ein platz, der sich nicht selbst aufräumt. vergleichbar mit einem raum, in dem die mitarbeiter kisten mit fotografien lagern: wenn da kein system herrscht, dann tendiert der raum richtung chaos ... ;D
[/list]
so könnte man vorgehen.
wie gesagt, ich hab mir jetzt eine lösung überlegt, die auf vermutungen über die gegebenheiten in deiner firma basiert. insofern liege ich wahrscheinlich mit meiner lösung daneben.
aber die zugrunde liegende denkweise sollte klar werden:
zunächst die aufgabe möglichst klar definieren:
- was ist das ziel?
- wer ist beteilgt?
- welche übergeordneten belange sind zu berücksichtigen?
- welche ressourcen stehen zur verfügung?
- was ist wichtig (termindruck?, geld-mittel?, schnelle oder dauerhafte lösung, ... usw).
und dann erst anfangen, sich gedanken um das WIE zu machen.
Ich denke 10% werden wirklich noch genutzt der Rest ist aus purer Nostalgie und für Erinnerungen auf dem Rechner. Ansich ja auch nicht schlimm wenn eine Ordnung drinne wäre.
Hoffe ich konnte das Problem näher erläutern.
da steckt ja schon ein guter ansatz drin, nämlich eine idee, was dem system fehlt: eine benutzbare ordnung. insofern ist das glaube ich ein hilfreicher gedanke, weil du in der tat das problem beschreibst. auf diesem gedanken beruhte mein obiger vorschlag.
ein früherer chef von mir hat das mal sehr prägnant ausgedrückt:
wenn ich eine lösung haben will, dann brauche ich zuerst einmal ein problem!